domingo, 15 de noviembre de 2015

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN

El siguiente procedimiento es el que se sigue para realizar una Conciliación normalmente sin entorpecimientos:

1.   Presentar solicitud de Conciliación

Petición dirigida a un operador (conciliador o Centro de Conciliación) para que inicie el trámite conciliatorio. El Centro de Conciliación debe establecer los mecanismos a través de los cuales los usuarios pueden presentar la solicitud de servicio. Dichos mecanismos deben estar acordes con la población objetivo y deben ser dados a conocer a éstos. Cuando los medios establecidos por el Centro para la recepción de la solicitud del servicio, sean no presenciales, el Centro de Conciliación debe asegurar que su información de contacto esté disponible y sea correcta (por ejemplo, dirección de correo, número de fax) y que se ha asignado la responsabilidad de recibo de solicitudes por estos medios.  Al recibir la solicitud, el Centro de Conciliación debe:

a)    verificar que la información suministrada cumpla con los requisitos establecidos por la ley y por el propio Centro,
b)    designar al conciliador cuando así aplique.

2.   Registrar Solicitud de Conciliación

Ley 640; artículo 21. Suspensión de la prescripción o de la caducidad.
La presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el término de prescripción o de caducidad, según el caso, hasta que se logre el acuerdo conciliatorio o hasta que el acta de conciliación se haya registrado en los casos en que este trámite sea exigido por la ley o hasta que se expidan las constancias a que se refiere el artículo 2o. de la presente ley o hasta que se venza el término de tres (3) meses a que se refiere el artículo anterior, lo que ocurra primero. Esta suspensión operará por una sola vez y será improrrogable.

3.   Designar Conciliador

Ley 640; artículo 16. Selección del conciliador.
La selección de la persona que actuará como conciliador se podrá realizar:
a) Por mutuo acuerdo entre las partes;
b) A prevención, cuando se acuda directamente a un abogado conciliador inscrito ante los centros de conciliación;
c) Por designación que haga el centro de conciliación, o
d) Por solicitud que haga el requirente ante los servidores públicos facultados para conciliar.

4.   Analizar la solicitud de conciliación

Ley 640 de 2001; artículo 19. Conciliación.
Se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción desistimiento y conciliación, ante los conciliadores de centros de conciliación, ante los servidores públicos facultados para conciliar a los que se refiere la presente ley y ante los notarios.

5.   Programar Audiencia

Norma Técnica Colombiana NTC 5906 Numeral 3.2.7.2 Programación. El Centro de Conciliación debe programar las audiencias, teniendo en cuenta como mínimo:
a) disponibilidad de salas,
b) disponibilidad del conciliador,
c) duración estimada de una audiencia, según las caracterizaciones y tipologías de los conflictos atendidos por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

6.   Comunicar audiencia de conciliación

Ley 640 de 2001; artículo 20: Audiencia de conciliación extrajudicial en derecho.
La citación a la audiencia deberá comunicarse a las partes por el medio que el conciliador considere más expedito y eficaz, indicando sucintamente el objeto de la conciliación e incluyendo la mención a las consecuencias jurídicas de la no comparecencia.
PARAGRAFO. Las autoridades de policía prestarán toda su colaboración para hacer efectiva la comunicación de la citación a la audiencia de conciliación.

7.   Realizar audiencia

A la audiencia de conciliación deben asistir todas las partes convocadas.
El conciliador debe presentarse como conciliador y verificar la identificación de las partes.
Ley 640 de 2001; artículo 8. Obligaciones del conciliador.
El conciliador tendrá las siguientes obligaciones:
1. Citar a las partes de conformidad con lo dispuesto en esta ley.
2. Hacer concurrir a quienes, en su criterio, deban asistir a la audiencia.
3. Ilustrar a los comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación.
4. Motivar a las partes para que presenten fórmulas de arreglo con base en los hechos tratados en la audiencia.
5. Formular propuestas de arreglo.
6. Levantar el acta de la audiencia de conciliación.
7. Registrar el acta de la audiencia de conciliación de conformidad con lo previsto en esta ley.
PARAGRAFO. Es deber del conciliador velar por que no se menoscaben los derechos ciertos e indiscutibles, así como los derechos mínimos e intransigibles.
Norma Técnica Colombiana NTC 5906
Numeral 3.2.7.3 Audiencia de conciliación. El Centro de Conciliación debe proporcionar, a manera de orientación, el protocolo que el conciliador ha de observar dentro de la audiencia, incluyendo mínimo los siguientes elementos:
a) presentación de las partes;
b) reglas para el desarrollo de la audiencia;
c) ilustrar a las partes sobre el objeto, alcance, beneficios consecuencias jurídicas y límites de la conciliación
d) papel de los apoderados, si los hay;
e) presentación de los argumentos de las partes;
f) formulación de diferentes alternativas;
g) posibles resultados;
h) tiempo de entrega de actas, constancias entre otros, y
i) lenguaje que se debe utilizar.

8.   Redactar acta de conciliación

El acta de conciliación debe ser firmada por las partes y por el conciliador.
Ley 640 de 2001; artículo 1. Acta de conciliación.
El acta del acuerdo conciliatorio deberá contener lo siguiente:
1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.
2. Identificación del Conciliador.
3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.
4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.
5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
PARAGRAFO 1o. A las partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.

9.    Remitir Acta

10.       Registrar acta de conciliación en el sistema

La información de la audiencia de conciliación realizada se debe registrar en la página del Ministerio (SIC).
Decreto 1829 de 2013; artículo 38: Actas y constancias.
Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 44 del presente Decreto, los conciliadores, notarios y servidores públicos habilitados por ley para conciliar, deberán registrar en el SICAAC, las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante ellos.
En las actas y constancias se incluirá la información relativa a la dirección física y electrónica de quienes asistieron a la audiencia.
Las actas y constancias de las que tratan los artículos 1 y 2 de la Ley 640 de 2001 son documentos públicos y por tanto hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el conciliador que las firma.
Ley 640 de 2001; artículo  14. Registro de actas de conciliación.
Logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, los conciliadores de los centros de conciliación, dentro de los dos (2) días siguientes al de la audiencia, deberán registrar el acta ante el centro en el cual se encuentren inscritos. Para efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y cuantas copias como partes haya.
Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el centro certificará en cada una de las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. El centro sólo registrará las actas que cumplan con los requisitos formales establecidos en el artículo 1º de esta ley.
Cuando se trate de conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo el centro, una vez haya registrado el acta, remitirá el expediente a la jurisdicción competente para que se surta el trámite de aprobación judicial.
Los efectos del acuerdo conciliatorio y del acta de conciliación previstos en el artículo 66 de la Ley 446 de 1998, sólo se surtirán a partir del registro del acta en el centro de conciliación.
El registro al que se refiere este artículo no será público. El Gobierno Nacional expedirá el reglamento que determine la forma como funcionará el registro y cómo se verifique lo dispuesto en este artículo.

11.       Archivar acta de conciliación

NTC 5906. 3.2.7.5 Archivo. La documentación relacionada con la prestación de los servicios del Centro de Conciliación debe ser gestionada de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente, incluyendo:  
3.2.7.5.1 El Centro de Conciliación debe identificar la información y el medio en el que se debe conservar. Para esto debe tener en cuenta al menos la legislación vigente y la información necesaria para operar el servicio de archivo.
 3.2.7.5.2 El Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe controlar dicha información (documentación) asegurando que los documentos:
a) sean fácilmente identificables y trazables,
b) permanezcan legibles con el deterioro normal,
c) sean consultables únicamente por el personal autorizado.
3.2.7.5.3 El Centro de Conciliación debe establecer, implementar y mantener un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir el tiempo de retención y la disposición final de la documentación. Dichos controles deben tener como propósito, asegurar que la información cuente con las siguientes propiedades:  
a) integridad: mantener la información libre de modificaciones no autorizadas;
 b) disponibilidad: característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición del personal autorizado;
c) confidencialidad: característica por la que se garantiza que está accesible únicamente a personal autorizado a acceder a dicha información;
d) se conserven de conformidad con la ley.
 3.2.7.5.4 El Centro de Conciliación debe designar a una persona responsable para el control del archivo.

Fuente:
http://conciliacion.gov.co/portal/procedimiento-conciliatori

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