lunes, 16 de noviembre de 2015
domingo, 15 de noviembre de 2015
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN
El siguiente procedimiento
es el que se sigue para realizar una Conciliación normalmente sin
entorpecimientos:
1.
Presentar solicitud
de Conciliación
Petición dirigida a un operador (conciliador o Centro de
Conciliación) para que inicie el trámite conciliatorio. El Centro de
Conciliación debe establecer los mecanismos a través de los cuales los usuarios
pueden presentar la solicitud de servicio. Dichos mecanismos deben estar
acordes con la población objetivo y deben ser dados a conocer a éstos. Cuando
los medios establecidos por el Centro para la recepción de la solicitud del
servicio, sean no presenciales, el Centro de Conciliación debe asegurar que su
información de contacto esté disponible y sea correcta (por ejemplo, dirección
de correo, número de fax) y que se ha asignado la responsabilidad de recibo de
solicitudes por estos medios. Al recibir la solicitud, el Centro de
Conciliación debe:
a)
verificar que la información suministrada
cumpla con los requisitos establecidos por la ley y por el propio Centro,
b)
designar al conciliador cuando así aplique.
2.
Registrar
Solicitud de Conciliación
Ley 640; artículo 21. Suspensión de la prescripción o de
la caducidad.
La presentación de la
solicitud de conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende
el término de prescripción o de caducidad, según el caso, hasta que se logre el
acuerdo conciliatorio o hasta que el acta de conciliación se haya registrado en
los casos en que este trámite sea exigido por la ley o hasta que se expidan las
constancias a que se refiere el artículo 2o. de la presente ley o hasta que se
venza el término de tres (3) meses a que se refiere el artículo anterior, lo
que ocurra primero. Esta suspensión operará por una sola vez y será
improrrogable.
3.
Designar
Conciliador
Ley 640; artículo 16.
Selección del conciliador.
La selección de la persona
que actuará como conciliador se podrá realizar:
a) Por mutuo acuerdo entre
las partes;
b) A prevención, cuando se
acuda directamente a un abogado conciliador inscrito ante los centros de
conciliación;
c) Por designación que haga
el centro de conciliación, o
d) Por solicitud que haga el
requirente ante los servidores públicos facultados para conciliar.
4.
Analizar la
solicitud de conciliación
Ley 640 de 2001; artículo
19. Conciliación.
Se podrán conciliar todas
las materias que sean susceptibles de transacción desistimiento y conciliación,
ante los conciliadores de centros de conciliación, ante los servidores públicos
facultados para conciliar a los que se refiere la presente ley y ante los
notarios.
5.
Programar
Audiencia
Norma Técnica Colombiana NTC
5906 Numeral 3.2.7.2 Programación. El Centro de Conciliación debe programar las
audiencias, teniendo en cuenta como mínimo:
a) disponibilidad de salas,
b) disponibilidad del
conciliador,
c) duración estimada de una
audiencia, según las caracterizaciones y tipologías de los conflictos atendidos
por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
6.
Comunicar
audiencia de conciliación
Ley 640 de 2001; artículo
20: Audiencia de conciliación extrajudicial en derecho.
La citación a la audiencia
deberá comunicarse a las partes por el medio que el conciliador considere más
expedito y eficaz, indicando sucintamente el objeto de la conciliación e
incluyendo la mención a las consecuencias jurídicas de la no comparecencia.
PARAGRAFO. Las autoridades
de policía prestarán toda su colaboración para hacer efectiva la comunicación de
la citación a la audiencia de conciliación.
7.
Realizar
audiencia
A la audiencia de
conciliación deben asistir todas las partes convocadas.
El conciliador debe
presentarse como conciliador y verificar la identificación de las partes.
Ley 640 de 2001; artículo 8.
Obligaciones del conciliador.
El conciliador tendrá las
siguientes obligaciones:
1. Citar a las partes de
conformidad con lo dispuesto en esta ley.
2. Hacer concurrir a
quienes, en su criterio, deban asistir a la audiencia.
3. Ilustrar a los
comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación.
4. Motivar a las partes para
que presenten fórmulas de arreglo con base en los hechos tratados en la
audiencia.
5. Formular propuestas de
arreglo.
6. Levantar el acta de la
audiencia de conciliación.
7. Registrar el acta de la
audiencia de conciliación de conformidad con lo previsto en esta ley.
PARAGRAFO. Es deber del
conciliador velar por que no se menoscaben los derechos ciertos e
indiscutibles, así como los derechos mínimos e intransigibles.
Norma Técnica Colombiana NTC
5906
Numeral 3.2.7.3 Audiencia de
conciliación. El Centro de Conciliación debe proporcionar, a manera de
orientación, el protocolo que el conciliador ha de observar dentro de la audiencia,
incluyendo mínimo los siguientes elementos:
a) presentación de las
partes;
b) reglas para el desarrollo
de la audiencia;
c) ilustrar a las partes
sobre el objeto, alcance, beneficios consecuencias jurídicas y límites de la
conciliación
d) papel de los apoderados,
si los hay;
e) presentación de los
argumentos de las partes;
f) formulación de diferentes
alternativas;
g) posibles resultados;
h) tiempo de entrega de
actas, constancias entre otros, y
i) lenguaje que se debe
utilizar.
8.
Redactar acta de conciliación
El acta de conciliación debe
ser firmada por las partes y por el conciliador.
Ley 640 de 2001; artículo 1.
Acta de conciliación.
El acta del acuerdo
conciliatorio deberá contener lo siguiente:
1. Lugar, fecha y hora de
audiencia de conciliación.
2. Identificación del
Conciliador.
3. Identificación de las
personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.
4. Relación sucinta de las
pretensiones motivo de la conciliación.
5. El acuerdo logrado por
las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento
de las obligaciones pactadas.
PARAGRAFO 1o. A las partes
de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación
con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.
9.
Remitir Acta
10.
Registrar acta de
conciliación en el sistema
La información de la
audiencia de conciliación realizada se debe registrar en la página del
Ministerio (SIC).
Decreto 1829 de 2013;
artículo 38: Actas y constancias.
Sin perjuicio de lo
establecido en el artículo 44 del presente Decreto, los conciliadores, notarios
y servidores públicos habilitados por ley para conciliar, deberán registrar en
el SICAAC, las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios
desarrollados ante ellos.
En las actas y constancias
se incluirá la información relativa a la dirección física y electrónica de
quienes asistieron a la audiencia.
Las actas y constancias de
las que tratan los artículos 1 y 2 de la Ley 640 de 2001 son documentos
públicos y por tanto hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las
declaraciones que en ellos haga el conciliador que las firma.
Ley 640 de 2001; artículo
14. Registro de actas de conciliación.
Logrado el acuerdo
conciliatorio, total o parcial, los conciliadores de los centros de
conciliación, dentro de los dos (2) días siguientes al de la audiencia, deberán
registrar el acta ante el centro en el cual se encuentren inscritos. Para
efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes del trámite
conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y cuantas
copias como partes haya.
Dentro de los tres (3) días
siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el centro certificará en cada
una de las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata
de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las
partes. El centro sólo registrará las actas que cumplan con los requisitos
formales establecidos en el artículo 1º de esta ley.
Cuando se trate de
conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo el centro, una vez
haya registrado el acta, remitirá el expediente a la jurisdicción competente
para que se surta el trámite de aprobación judicial.
Los efectos del acuerdo
conciliatorio y del acta de conciliación previstos en el artículo 66 de la Ley
446 de 1998, sólo se surtirán a partir del registro del acta en el centro de
conciliación.
El registro al que se
refiere este artículo no será público. El Gobierno Nacional expedirá el
reglamento que determine la forma como funcionará el registro y cómo se
verifique lo dispuesto en este artículo.
11.
Archivar acta de conciliación
NTC 5906. 3.2.7.5
Archivo. La documentación relacionada con la prestación de los servicios del
Centro de Conciliación debe ser gestionada de acuerdo con lo establecido en la
legislación vigente, incluyendo:
3.2.7.5.1 El Centro de
Conciliación debe identificar la información y el medio en el que se debe
conservar. Para esto debe tener en cuenta al menos la legislación vigente y la
información necesaria para operar el servicio de archivo.
3.2.7.5.2 El Centro de
Conciliación y/o Arbitraje debe controlar dicha información (documentación)
asegurando que los documentos:
a) sean fácilmente
identificables y trazables,
b) permanezcan legibles con
el deterioro normal,
c) sean consultables
únicamente por el personal autorizado.
3.2.7.5.3 El Centro de
Conciliación debe establecer, implementar y mantener un procedimiento
documentado para definir los controles necesarios para identificar, almacenar,
proteger, recuperar, definir el tiempo de retención y la disposición final de
la documentación. Dichos controles deben tener como propósito, asegurar que la
información cuente con las siguientes propiedades:
a) integridad: mantener la
información libre de modificaciones no autorizadas;
b) disponibilidad:
característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a
disposición del personal autorizado;
c) confidencialidad:
característica por la que se garantiza que está accesible únicamente a personal
autorizado a acceder a dicha información;
d) se conserven de
conformidad con la ley.
3.2.7.5.4 El Centro de
Conciliación debe designar a una persona responsable para el control del
archivo.
Fuente:
http://conciliacion.gov.co/portal/procedimiento-conciliatori
¿Qué es la Conciliación?
" La Conciliación es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador"
http://conciliacion.gov.co/portal/conciliacion/conciliacion-definicion
lunes, 2 de noviembre de 2015
domingo, 1 de noviembre de 2015
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